A análise documental incide principalmente sobre documentos oficiais de livre acesso (e.g. planos estratégicos, planos de atividades, relatórios de prestação de contas, regulamentos municipais), que são obtidos, essencialmente, com recurso à consulta de páginas institucionais na internet. Este momento inicial do projeto revela-se particularmente importante porque nos permite efetuar uma aproximação ao contexto cultural objeto do estudo e, paralelamente, preparar de forma fundamentada a implementação de outros instrumentos de recolha de dados, como os inquéritos por questionário, entrevistas e grupos de discussão.
O processo de análise documental, que decorre de forma incremental durante todo o estudo e tem em linha de conta as propostas metodológicas de Bardin (2007), Bell (2008), Chaumier (1979), Fernandes (2010) e Sousa (2009), integra três fases:
- Na primeira fase, a de recolha, procura-se identificar e reunir um conjunto amplo de documentos e informações diversificados que servem os objetivos do estudo, a maioria dos quais de acesso livre, aos quais se procura juntar um conjunto restrito de documentos facultados pelos municípios objeto do diagnóstico.
- Compilados os documentos, procede-se à pré-análise com a validação e seleção dos documentos recolhidos tendo em conta a sua adequação para os fins deste estudo.
- A terceira fase deste processo compreende a análise propriamente dita, na qual se reduz a quantidade e variedade de dados e informação nos documentos selecionados a elementos que permitem uma leitura crítica.
De realçar que a informação recolhida através da análise documental também é utilizada para triangular os dados provenientes dos inquéritos por questionário, das entrevistas e dos grupos de discussão entretanto dinamizados.